Электронный архив документов

Информация в электронном виде стала для нас такой же привычной, как и на бумажном носителе. Каждый понимает удобство и эффективность работы с электронными документами. Поэтому вопросы их архивного хранения, обработки и, самое важное, обеспечения безопасности сейчас особенно актуальны.

     Электронный архив документов представляет собой единое информационное хранилище с обязательными установленными правами доступа к структурированной информации. Он должен включать в себя программную и аппаратную части. Программное обеспечение архива может существовать как в виде отдельного модуля целой корпоративной системы документооборота, так и самостоятельной программой, обеспечивающей надежное хранение документации. Аппаратная часть — это мощные серверы с большими дисковыми пространствами и устройства ввода-вывода (мониторы, сканеры, принтеры).

     Для накопления информации в электронном виде сканированные документы унифицируют под одну систему с едиными параметрами, свойствами, атрибутами. Это позволяет правильно структурировать данные, производить быстрый поиск нужных документов. Ведение электронного архива основано на работе системы управления базой данных. Это должны быть такие мощные и надежные СУБД, как MS SQL Server или Oracle.

     Все документы должны быть четко классифицированы в папки, разделы с гибко настраиваемой структурой. Файлы документов дополнительно помещаются в специальный индексный каталог СУБД, с помощью которого осуществляется полнотекстовый поиск. Редактирование электронных документов в архиве запрещено. Если возникает такая исключительная ситуация, когда изменения внести необходимо, должна создаваться новая версия документа (если версий несколько, то они нумеруются).

     Чаще всего для начала работы с электронным архивом требуется дополнительное обучение персонала. Для обеспечения безопасности доступ к архивным разделам в системе ограничен. Для каждого сотрудника, зарегистрированного в системе электронного архива, устанавливаются соответствующие права доступа. Данные меры должны предусматривать защиту целостности конфиденциальной информации по всем возможным каналам утечки и предотвращать неосторожные случайности или умышленные действия работников. Защита от инсайдеров (от англ. inside — внутри) помогает противостоять промышленному шпионажу, минимизировать утрату ценных архивных документов через внешние носители, Интернет или e-mail. Некоторые системы позволяют контролировать операции сотрудников на клиентских рабочих местах, печать документов, подключение мобильных накопителей с возможностью информирования об инцидентах в реальном режиме времени.

     Хранение документации в электронном архиве с использованием современных технологий позволит защитить информацию и максимально оптимизировать работу. Экономьте свое время, оно дорого стоит.


Поделиться информацией

Вы можете послать эту статью или новость коллеге или знакомому по email со своим комментарием, пригласить обсудить ее. Просто нажмите на иконку конверта --->


Сообщения, вопросы и ответы

Вы можете задать вопрос, написать комментарий, обсудить данную новость или статью.