Запуск ЦОД. Роли и зоны ответственности проектной команды

В предыдущей статье мы рассмотрели список необходимых контрактов для проектирования ЦОД, строительства и запуска в эксплуатацию. Еще один из полезных результатов анализа этого списка заключается в том, что на его основании можно достаточно легко детализировать роли и зоны ответственности проектной команды, занятой в строительстве ЦОД. Ниже я приведу пример такой детализации. В качестве вводных данных рассмотрим проект строительства ЦОД средего размера на отдельно стоящей площадке. Для наших целей не будет играть роли, арендуется ли площадка или она приобретена в собственность, является ли она «зеленой» или «коричневой», планируется ли использовать проектную команду для дальнейшей эксплуатации или нет, используются ли нанятые сотрудники компании или речь пойдет о привлечении стороннего знания. В целом, мы будем говорить о задачах проекта, а не о конкретном разделении ролей между членами команды.

     Логика подачи информации чрезвычайно проста: задачи сгруппированы по принципу области знания или действия. В качестве подгрупп выделяются существенные подобласти: работа с договорами, общие задачи на протяжении проекта, участие в проектировании, участие в строительстве и пуско-наладке, работа с документацией, перевод проекта в стадию эксплуатации, бюджетирование, взаимодействие с другими областями.

Управление проектом
Общие задачи
  • Стратегическое достижение цели проекта, управление изменениями цели проекта
  • Управление бюджетом
  • Управление командой проекта. Определение состава. Подбор команды совместно с отделом кадров
  • Управление рисками проекта
  • Управление коммуникациями внутри и вовне проектной команды
  • Управление качеством проекта: осведомленность и удовлетворенность заказчиков и спонсоров проекта.
  • Управление прочими ресурсами проекта
Работа с договорами
  • Разработка, составление и внедрение процедуры составления и подписания договоров в рамках проекта
  • Подготовка и управление договором на аренду площадки центра обработки данных
  • Подготовка и управление договором на проектирование и авторский надзор
  • Управление прочими договорами, не входящими в компетенцию других членов команды
  • Основное контактное лицо при возникновении финансовых и юридических вопросов по текущим договорам
Участие в проектировании
  • Сбор и согласование требований у заказчиков и спонсоров проекта
  • Координация изменений требований к конечному продукту проекта
  • Презентация и защита проектных решений перед заказчиками и спонсорами проекта
Участие в строительстве и пусконаладке
  • Обеспечение коммуникаций между ключевыми участниками проекта: заказчиками, арендодателем, государственными органами, командной проекта, прочими вовлеченными сторонами
  • Обеспечение наличия всх необходимых разрешений от надзорных органов к соответствующим стадиям проекта
Работа с документацией
  • Ведение документов верхнего уровня по управлению проектом
  • Координация получения необходимой информации для документов верхнего уровня от членов проектной команды
  • Разработка структуры документооборота проекта
Перевод проекта в стадию эксплуатации
  • Обеспечение полной передачи актуальных данных в команду эксплуатации
  • Архивирование данных проекта
Бюджетирование
  • Подготовка бюджета проекта
  • Защита бюджета проекта
  • Контроль и отчетность по выполнению бюджета проекта
Взаимодействие
  • Обеспечение эффективных путей коммуникации между всеми вовлеченными сторонами внутри и вовне проектной команды
Координация работ
Общие задачи
  • Ежедневное управление текущими задачами на площадке на этапах полготовки к строительству, строительства, пуско-наладки и ввода в эксплуатацию
  • Управление проектом в рамках выделенного бюджета в согласованные сроки
  • Определение и оценка рисков проекта в части координации инсталляционных работ для включения в общий реестр рисков
Работа с договорами
  • Подготовка и управление договором на строительную подготовку площадки
  • Подготовка и управление договором на проведение комплексной пуско-наладки
  • Инициирование и координация проведения тендеров на закупки материалов, услуг и прочих работ.
  • Координация прохождения договоров через все стадии согласования и подписания
  • Управление договорами в части контроля выполнения сроков и бюджетов
Участие в проектировании
  • Анализ влияния промежуточных результатов проектирования на изменение цели, сроков , бюджета инсталляционных работ проекта
Участие в строительстве и пусконаладке
  • Общее управление контрактами с подрядчиками на площадке (основное контактное лицо для решения ежедневных вопросов)
  • Проведение продготовительных работ по подготовке площадки к строительным и инсталляционным работам
  • Обеспечение подрядчиков необходимыми ресурсами ресурсов для выполнения контрактов в рамках проекта
  • Регулярный отчет о состоянии проекта в части инсталляционных работ
Работа с документацией
  • Составление и контроль плана инсталляционных работ и согласование его с общим планом проекта
Перевод проекта в стадию эксплуатации
  • Координация работ по проведению пуско-наладочных работ и работ по вводу ЦОД в эксплуатацию
Бюджетирование
  • Контроль бюджета проекта в части закупки материалов, договоров общестроительных работ и договоров на инсталляцию систем ЦОД
Взаимодействие
  • Оценка необходимых параметров проекта (сроков и стоимости выполнения работ, поставки оборудования и материалов)
  • Координация проводимых работ по строительству ЦОД с другими членами проектной команды (согласование, контроль, приемка работ) и подрядчиками
  • Обеспечение получения документации в рамках договоров и передача ее для обработки и архивирования
  • Инициация и проведение плановых и внеплановых митингов для решения текущих задач строительства ЦОД между подрядчиками
Безопасность
Общие задачи
  • Обеспечение порядка доступа в ЦОД,
  • Обеспечение сохранности имущества и интеллектуальной собственности компании
  • Поддержание рабочей дисциплины на строительной площадке
  • Управление складом
Работа с договорами
  • Подготовка и управление договором на услуги охраны площадки и проектного офиса, «тревожной кнопки»
  • Подготовка и управление договором на услуги охраны площадки и проектного офиса
  • Подготовка и управление договором на проверку личных данных сотрудников
  • Подготовка и управление договором на проверку кредитоспособности подрядчиков и других партнеров
  • Контроль соответствия подписываемых контрактов политике безопасности ЦОД
Участие в проектировании
  • Разработка требований к эксплуатации системы контроля доступа
  • Разработка требований к эксплуатации системы видеонаблюдения
  • Разработка требований к архитектурным решениям охранного периметра и путей доступа в ЦОД
  • Уточнение требований к перечисленным системам в процессе проектирования
  • Контроль соответствия подписываемых контрактов политике безопасности ЦОД
Участие в строительстве и пусконаладке
  • Участие в вводном инструктаже для подрядчиков
  • Регулярный контроль состояния площадки с точки зрения политики безопасности
  • Информирование руководителей проекта в случае нарушений в области охраны труда и экологии на площадке
  • Регулярный отчет о состоянии проекта с точки зрения вопросов безопасности
  • Участие в пусконаладке систем контроля доступа и видеонаблюдения
Работа с документацией
  • Разработка политики физической безопасности ЦОД
  • Разработка процедур и документов согласно требованиям полтики безопасности
  • Составление рабочих инструкций сотрудников охраны ЦОД и офиса, работников склада
Перевод проекта в стадию эксплуатации
  • Передача функций руководителю службы безопасности ЦОД по окончанию строительства
Бюджетирование
  • Подготовка и регулярное отслеживание бюджета службы безопасности
Взаимодействие
  • Взаимодействие со службами охраны арендодателя, службами безопасности соседних предприятий, представителями государственных правоохранительных органов
  • Проведение информирования и обучения по безопасности для сотрудников проектного офиса
Охрана труда и экология
Общие задачи
  • Сбор информации для подготовки необходимых санитарных и экологических разрешений. Подача документов на получение разрешений
  • Определение и оценка рисков проекта в части охраны труда и экологии для включения в общий реестр рисков
Работа с договорами
  • Подготовка и управление договором на предварительное экологическое обследование площадки
  • Подготовка и управление договором на вывоз экологически опасных отходов на период строительства
  • Контроль соответствия подписываемых контрактов нормам охраны труда и экологии
Участие в проектировании
  • Разработка требований к эксплуатации системы пожарного оповещения
  • Разработка требований к эксплуатации системы пожаротушения
  • Разработка требований к проекту ДГУ (экологическая часть)
  • Уточнение требований к перечисленным системам в процессе проектирования
  • Сбор и передача проектировщику первоночальной экологической информации о площадке
  • Контроль за соответствием проектных решений требованиям норм охраны труда и экологии
Участие в строительстве и пусконаладке
  • Проведение вводного инструктажа для подрядчиков
  • Регулярный контроль состояния площадки и проведение встреч с представителями подрядчиков
  • Проверка плана организации работ подрядчиков до начала работ
  • Информирование руководителей проекта в случае нарушений в области охраны труда и экологии на площадке
  • Регулярный отчет о состоянии проекта с точки зрения охраны труда и экологии
Работа с документацией
  • Разработка политики по охране труда и экологии в ЦОД
  • Создание и поддержание в актуальном состоянии документации по охране труда и экологии
  • Составление инструкций по охране труда для проектной команды
Перевод проекта в стадию эксплуатации
  • Участие в приемке систем пожаротушения и пожарного оповещения
  • Передача документации по охране труда и экологии команде эксплуатации
  • Проведение аттестации рабочих мест в эксплуатируемом ЦОД
Бюджетирование
  • Подготовка и регулярное отслеживание бюджета на охрану труда и экологию
  • Контроль за включением мероприятий по охране труда в бюджет и план проекта
Взаимодействие
  • Передача архитектору ЦОД требований, диктуемых нормами по охране труда и экологии
  • Формирование требований к рабочим местам при организации рабочих мест в офисе и в ЦОД
  • Обеспечение проектной команды средствами индивидуальной защиты
  • Организация вводного инструктажа и обучений по охране труда, пожарной безопасности и экологии для проектной команды
  • Составление списка необходимых инструментов и оборудования для подготовки ЦОД к эксплуатации
Концептуальная технология ЦОД
Общие задачи
  • Трансформация требований заказчиков проекта в требования к отдельным подсистемам ЦОД
  • Координация составления требований к проекту ЦОД в целом и отдельных подсистем
  • Контроль промежуточных и окончательных результатов проектирования
  • Подготовка требований к программе пуско-наладки, согласование программы и контроль ее выполнения
  • Разрешение конфликтов на уровне подсистем при проектировании, поставке, монтаже, пуско-наладке и вводе в эксплуатацию систем и элементов ЦОД
  • Определение и оценка рисков проекта в части проектных работ для включения в общий реестр рисков
  • Определение и оценка рисков проекта в части принятых проектных решений и их влияния на конечный продукт
Работа с договорами
  • Разработка предметной части контракта на общестроительные работы в части технологических решений на основании данных проекта
  • Разработка предметной части контракта на поставку и монтаж специфических технологических элементов ЦОД
Участие в проектировании
  • Сбор и предоставление вводных данных для проектирования
  • Разработка требований к технологическим решениям проекта ЦОД
  • Уточнение требований к проекту в процессе проектирования
  • Управление изменениями в процессе проектирования
  • Основное контактное лицо для контактов по вопросам проектирования
  • Составление и контроль плана проектирования и согласование его с общим планом проекта
Участие в строительстве и пусконаладке
  • Регулярный общий контроль реализации проекта ЦОД в соответствии с проектом
  • Контроль реализации технологических решений при строительстве ЦОД
  • Участие в приемке работ по монтажу технологических решений ЦОД
Работа с документацией
  • Подготовка информации для написания рабочих инструкций дежурной смене команды эксплуатации ЦОД
Перевод проекта в стадию эксплуатации
  • Сбор и архивирование сопутствующей проекту и исполнительной документации для передачи в команду эксплуатации
  • Составление списка необходимых инструментов, оборудования и литературы для подготовки ЦОД к эксплуатации
Бюджетирование Нет
Взаимодействие
  • Распределение заданий на составление тербований к проекту среди команды и сбор резульатов
  • Координация работы по составлению требований
  • Координация работы команды на этапе контроля строительства и пуско-наладке подсистем ЦОД
  • Подготовка рекомендаций по организации рабочих мест в офисе и в ЦОД
Строительно-архитектурные решения
Общие задачи
  • Обеспечение грамотного проектирования архитектурных систем ЦОД, их реализации с учетом строительных норм и правил
Работа с договорами
  • Разработка предметной части контракта на общестроительные работы в части архитектурных решений на основании данных проекта
Участие в проектировании
  • Разработка требований к архитектурным решениям ЦОД с учетом строительных заданий смежных систем
  • Разработка требований к проекту ДГУ (архитектурная часть)
  • Уточнение требований к архитектурным решениям в процессе проектирования
Участие в строительстве и пусконаладке
  • Контроль реализации архитектурных решений при строительстве ЦОД
  • Контроль за соблюдением отраслевых норм и правил при выполнении общестроительных работ работ
  • Участие в приемке результатов выполнения общестроительных работ и их элементов
Работа с документацией Нет
Перевод проекта в стадию эксплуатации
  • Сбор и архивирование сопутствующей проекту и исполнительной документации для передачи в команду эксплуатации
  • Составление списка необходимых инструментов, оборудования и литературы для подготовки ЦОД к эксплуатации
Бюджетирование
  • Составление плана рекомендуемого технического обслуживания систем, входящих в архитектурные решения, составление перечня ЗИП
Взаимодействие
  • Сбор строительных заданий по смежным системам и тебований к архитектурным решениям ЦОД от всех членов команды проекта
  • Подготовка рекомендаций по организации рабочих мест в офисе и в ЦОД
Системы электропитания
Общие задачи
  • Обеспечение грамотного проектирования системы электроснабжения ЦОД, монтажа с соблюдением отраслевых норм и правил, проведения пуско-наладки и приемо-передачи
Работа с договорами
  • Разработка предметной части контракта на поставку и монтаж оборудования и систем электроснабжения ЦОД на основании данных проекта
Участие в проектировании
  • Разработка требований к проекту системы электроснабжения ЦОД
  • Разработка требований к проекту системы заземления и молниезащиты
  • Разработка требований к проекту ДГУ (электрическая часть)
  • Уточнение требований к перечисленным системам в процессе проектирования
Участие в строительстве и пусконаладке
  • Участие в подключении, тестировании и пусконаладке систем электроснабжения и ДГУ
Работа с документацией
  • Подготовка информации для написания рабочих инструкций дежурной смене команды эксплуатации ЦОД
Перевод проекта в стадию эксплуатации
  • Сбор информации для подготовки подачи в надзорные органы. Подача документов в надзорные органы
  • Передача инструментов и оборудования ЦОД в команду эксплуатации
  • Составление плана рекомендуемого технического обслуживания смонтированных систем, комплектации ЗИП
  • Составление списка необходимых инструментов, оборудования и литературы для подготовки ЦОД к эксплуатации
  • Сбор и архивирование сопутствующей проекту и исполнительной документации для передачи в команду эксплуатации
Бюджетирование Нет
Взаимодействие
  • Разработка рекомендаций по организации рабочих мест в офисе и в ЦОД
  • Формирование строительных заданий и требований по архитектурным решениям ЦОД с точки зрения системы электроснабжения
Механические системы
Общие задачи
  • Обеспечение грамотного проектирования механических систем ЦОД, монтажа с соблюдением отраслевых норм и правил, проведения пуско-наладки и приемо-передачи
Работа с договорами
  • Разработка предметной части контракта на поставку и монтаж механических систем ЦОД на основании данных проекта
Участие в проектировании
  • Разработка требований к техническим решениям системы пожаротушения
  • Разработка требований к проекту системы прецизионного кондиционирования
  • Разработка требований к проекту системы вентиляции
  • Разработка требований к проекту системы водоснабжения и канализации
  • Разработка требований к проекту ДГУ (механическая часть)
  • Уточнение требований к перечисленным системам в процессе проектирования
Участие в строительстве и пусконаладке
  • Участие в подключении, тестировании и пуско-наладке систем пожаротушения, прецизионного кондиционирования, вентиляции, водоснабжения и канализации, ДГУ
Работа с документацией
  • Подготовка информации для написания рабочих инструкций дежурной смене команды эксплуатации ЦОД
Перевод проекта в стадию эксплуатации
  • Передача инструментов и оборудования ЦОД в команду эксплуатации
  • Составление плана рекомендуемого технического обслуживания смонтированных систем, комплектации ЗИП
  • Составление списка необходимых инструментов, оборудования и литературы для подготовки ЦОД к эксплуатации
  • Сбор и архивирование сопутствующей проекту и исполнительной документации для передачи в команду эксплуатации
Бюджетирование Нет
Взаимодействие
  • работка рекомендаций по организации рабочих мест в офисе и в ЦОД
  • Формирование строительных заданий и требований по архитектурным решениям ЦОД с точки зрения механических систем.
Телекоммуникационные и низковольтные системы
Общие задачи
  • Обеспечение грамотного проектирования, чистого монтажа, безошибочного тестирования низковольтных и телекоммуникационных систем ЦОД
Работа с договорами
  • Разработка предметной части контракта на поставку и монтаж телекоммуникационных и других низковольтных систем ЦОД на основании данных проекта
Участие в проектировании
  • Разработка требований к проекту внешних линий связи ЦОД
  • Разработка требований к проекту структурированной кабельной системы ЦОД
  • Разработка требований к техническим решениям системы BMS
  • Разработка требований к техническим решениям системы пожарного оповещения
  • Разработка требований к техническим решениям системы контроля доступа
  • Разработка требований к техническим решениям системы видеонаблюдения
  • Разработка требований по спецификации серверных стоек, наполнению их аксессуарами
  • Участие в разработке требований по охлаждению серверных стоек
  • Участие в разработке требований по электроснабжению серверных стоек
  • Уточнение требований к перечисленным системам в процессе проектирования
Участие в строительстве и пусконаладке
  • Участие в подключении, тестировании и пусконаладке внешних линий связи, систем СКС, BMS, пожарного оповещения, контроля доступа, видеонаблюдения
Работа с документацией
  • Разработка и поддержание политики поименования инфраструктуры ЦОД
  • Поддержание базы данных по смонтированным и переданным в эксплуатацию системам ЦОД
Перевод проекта в стадию эксплуатации
  • Передача информации о смонтированном и занесенном в базу данных оборудовании ЦОД в финансовый отдел
  • Передача управления политикой учета элементов инфраструктуры в команду эксплуатации
  • Передача инструментов и оборудования ЦОД в команду эксплуатации
  • Составление плана рекомендуемого технического обслуживания смонтированных систем, комплектации ЗИП
  • Составление списка необходимых инструментов и оборудования для подготовки ЦОД к эксплуатации
Бюджетирование Нет
Взаимодействие
  • Разработка рекомендаций по организации рабочих мест в офисе и в ЦОД
  • Формирование требований по строительной архитектуре ЦОД с точки зрения низковольтных и телекоммуникационных сетей.
Организация офиса
Общие задачи
  • Создание теплой и уютной атмосферы в офисе
  • Обработка входящих звонков, прием и передача факсов, почты и официальной электронной почты
Работа с договорами
  • Подготовка договора на аренду офиса
  • Подготовка и управление договором на электроснабжение, водоснабжение и теплоснабжение офиса
  • Подготовка и управление договором на техническое обслуживание офиса
  • Подготовка и управление договором на уборку офиса
  • Приобретение офисного оборудования, мебели и канцелярии
  • Подготовка и управление договором на поставку услуг мобильной связи, проводной связи и интернет.
  • Подготовка и управление договором на техническое обслуживание офиса
  • Подготовка и управление договором на поставку горячего питания в офис
  • Подготовка и управление договором на курьерские услуги
Участие в проектировании Нет
Участие в строительстве и пусконаладке Нет
Работа с документацией Нет
Перевод проекта в стадию эксплуатации Нет
Бюджетирование
  • Подготовка и регулярное отслеживание бюджета офисных расходов
Взаимодействие
  • Организация рабочих мест для членов проектной команды
  • Координация пожеланий проектной команды по улучшению работы в офисе
  • Организация неформальных мероприятий и праздников
Документооборот
Общие задачи
  • Разработка и внедрение эффективной систем документооборота в проекте
  • Поддержание в актуальном состоянии контактного листа проекта
  • Перевод проектной документации
  • Распространение проектной документации среди команды проекта и партнеров
Работа с договорами
  • Подготовка и управление договором на услуги перевода
  • Подготовка и управление договором на услуги сканирования, печати и копирования
Участие в проектировании
  • Ведение протоколов собраний от лица заказчика
Участие в строительстве и пусконаладке
  • Ведение протоколов собраний от лица заказчика
Работа с документацией
  • Обработка входящей и исходящей проектной документации (бумажной, электронной)
Перевод проекта в стадию эксплуатации
  • Передача проектной документации экспулуатационной команде
Бюджетирование
  • Подготовка и регулярное отслеживание бюджета расходов на документооборот
Взаимодействие
  • Сбор сопутствующей и исполнительной документации у членов команды проекта и ее архивация.
  • Обработка финансовой документации (счета, акты, накладные, фактуры) внутри команды и взаимодействие с финансовой службой

     Дополнительным бонусом приведенного списка можно считать его чрезвычайно легкую трансформацию в должностную инструкцию, а также, практически в готовое описание позиции для поиска соответствующего специалистом отделом кадров для формирования команды.


Поделиться информацией

Вы можете послать эту статью или новость коллеге или знакомому по email со своим комментарием, пригласить обсудить ее. Просто нажмите на иконку конверта --->


Сообщения, вопросы и ответы

Вы можете задать вопрос, написать комментарий, обсудить данную новость или статью.

Ваше сообщение (вопрос, ответ, комментарий)